„Content Services“ – Sind diese nun die Chance für eine erfolgreiche digitale Transformation?

Erste Veröffentlichung in der Jubiläums-Newsletter-Ausgabe „25 Jahre PROJECT CONSULT“

Mittlerweile spricht jeder von der „digitalen Transformation“ oder von „Digitalisierung“. So mancher Marketingflyer wurde schnell mit dieser Begrifflichkeit aktualisiert, ohne sich groß Gedanken zu machen. Wenige sprechen von der „digitalen Transition“, also dem Wechsel der Zuständigkeit der neuen Verantwortlichkeiten, was dies technologisch und vor allem organisatorisch wirklich für Unternehmen bedeutet. Und nun soll auch noch ECM den „Content Services“ weichen.

Die digitale Transformation hat zwei Dimensionen: die Digitalisierung von Geschäftsmodellen und die Digitalisierung von Geschäftsprozessen.

Bei der Digitalisierung von Geschäftsmodellen geht es um die Anpassung bestehender und um die Entwicklung ganz neuer Produkte und Dienste. Häufig führt dies zu disruptiven Innovationen.

Die Perspektive der Digitalisierung der Geschäftsprozesse ist vor allem auf höhere Effizienz, Margen und Produktivität, auf eine Senkung von Kosten und eine Verbesserung der Leistungsfähigkeit gerichtet.

Womöglich ist dadurch schon jeder etwas genervt von diesem Hype, der gerade durch die IT Welt getrieben wird. Ähnlich wie beim Thema „Cloud“ hat hier jeder seine eigene Sicht darauf – je nach Hintergrund, Reifegrad und Erfahrungen. Auch so manche Schatten IT Analyse ergibt überraschende Erkenntnisse, wie „digital“ so manches Unternehmen doch schon ist. Auch eine Darknet Analyse über das eigene Unternehmen kann überraschend sein.

Wenn heutzutage Prozesse digitalisiert oder vorhandene Applikationen modernisiert werden, dann spielt verstärkt auch das Thema „Cloud“ eine Rolle. Durch moderne Software-Architekturen wird sichergestellt, dass Applikationen Cloud-Ready oder gar Cloud-First entwickelt werden. Damit IT-Entwicklungsabteilungen und deren Dienstleister überhaupt in die Lage versetzt werden für eine Public-Cloud zu entwickeln, müssen klare Vorgaben gemacht werden. Microsoft Azure oder Amazon AWS bieten mittlerweile hunderte verschiedener Services, die von Entwicklern genutzt werden können. Genau hier liegt die Herausforderung: durch die zentrale IT muss sichergestellt werden, dass nur ein gewisses Subset von Services von Entwicklern genutzt werden darf. Die IT erarbeitet und empfiehlt dazu Referenzarchitekturen für bestimmte Anwendungsfälle (z.B. Web-Anwendung mit Datenbank, Backend für mobile App, Office365-App) und macht Vorgaben (z.B. bzgl. Monitoring, Logging, Deployment, Integration, Zugriffssicherheit oder Datensicherheit) um einen späteren Applikationsbetrieb gewährleisten zu können.

Und schon ist an den grundlegenden Themen zu arbeiten, um generell die gesamte IT in der organisatorischen und vor allem strategischen Ausrichtung neu aufzustellen (z.B. weg von der klassischen IT Betriebseinheit, hin zum modernen internen Service Provider). Die angedachte Transformation dauert dann doch noch etwas an, da die IT Abteilung z.B. erst „Cloud ready“ gemacht werden muss und ein Assessment dazu initiiert wird inkl. Reifegradermittlung.

Nur zu digitalisieren, des Digitalisierens wegen, macht keinen Sinn. Ebenfalls wichtig zu erkennen wäre, wie z.B. der Digitalisierungsgrad im Unternehmensportfolio aussieht, und was den Anwendern bereits an Services angeboten wird. Macht es wirklich Sinn, mit IoT, Mobile Apps oder anderen modernen Technologien nach außen top aufgestellt zu sein, jedoch seinen Mitarbeiten noch veraltete Arbeitsweisen anzubieten? Kann denn überhaupt eine „digitale Transformation“ ohne eine „Social Collaboration Strategie“ stattfinden? Gehört nicht beides konsequent zusammen? Meiner Meinung nach ein deutliches Ja.

Was hat das mit ECM und Digitalisierung zu tun?

 

ECM als Akronym wird schon lange emotional diskutiert. Meiner Meinung nach ist eine erfolgreich umgesetzte und gelebte ECM Strategie eine der grundlegenden Komponenten jeder digitalen Transformation und somit das Herzstück davon. Denn heute scheitert der Schritt in die Informationswelt oft schon daran, dass die benötigten Informationen erst gar nicht zur Verfügung stehen und sie dann in einem zweiten Schritt erst einmal klassifizieren werden müssen, um diese verwerten zu könnten.

Als zweite Komponente kommt die IT Readyness aus verschiedenen Perspektiven dazu, mit den neu zu implementierten Service-, Security-, Cloud- oder Datacenter Konzepten.

Mittlerweile wird in der Informationsmanagement Szene nun von „Content Services“ gesprochen. Genauer unter die Lupe genommen, könnten diese doch die neue strategische Chance sein, die erhoffte digitale Transformation endlich in den Griff zu bekommen? Eine solide Evolution, wenn davor die internen „ECM“ Hausaufgaben gemacht wurden und die Unternehmens IT „ready“ ist?

 

Was hat es nun mit den Content Services auf sich?

cs

Gartner „CSP Framework“ Grafik aus dem Beitrag von Hanns Köhler-Krüner.

Infrastruktur

Die Infrastruktur Schicht bildet Server und Software Komponenten wie SQL-Server Database, Cache, Repository und IIS Web Service ab. Diese elementaren Komponenten sind Voraussetzung für den reibungslosen Betrieb einer Content Plattform.

Content Plattform

In der Content Plattform Schicht wird eine Vielzahl essentieller Kernfunktionen bereitgestellt, die wiederum in der Content Applikation Schicht konsumiert werden können. Die Kernfunktionen sind generisch aufgebaut und können in jedem Szenario wiederverwendet werden. Content Plattformen dienen generell als technologische Basis für eine Vielzahl von web-basierten Fachanwendungen. Diese spezifischen Fachanwendungen nenne ich einfach mal Szenarien.

Content Plattformen dienen also als Basistechnologie. Vorgefertigte Module erlauben die schnelle Abbildung kundenspezifischer Prozesse bis hin zu komplexen Geschäftsmodellen.

Content Applikation

Ein wesentliches Merkmal sind anschließend die Content Applikationen, die sogenannten Szenarien. Diese Szenarien (Apps, Applikationen, Fachanwendungen) enthalten die eigentlichen Funktionalitäten und sollten als eigenständige Projekte betrachtet und ggfs. auch von unterschiedlichen Projektteams entwickelt werden können. Jede Softwarelösung, die auf der Content Plattform basiert, stellt eine Content Applikation (Szenario) dar. Business Szenarien konsumieren die Kernfunktionen aus der Content Plattform und müssen sich auch gegen diese authentifizieren.

Content Components (Services)

Content Components verfügen über eine Reihe von Funktionalitäten und Microservices, und Content Applikationen werden mit ihnen gebaut und angereichert. Denn in einer dienstleistungsorientierten Welt sind Unternehmen nicht mehr daran gebunden, eine Suite zu kaufen, die alles bewerkstelligt. Diese Services und Funktionalitäten können von mehreren Plattformen oder Anbietern kommen und zusammen mit anderen Anwendungen interagieren.

Content Components sind z.B. WorkFlow Engines, MFA Services (Multi Factor Authentifizierung auf Anwendungsebene), Reporting, Dashboards, Formulare, Search, Scheduler, Notifications, Monitoring, Analyse Tools, Data Security, Signaturen, PDF Generierung oder Archivierung.

Was steckt genau dahinter und welche Vorteile ergeben sich?

 

Auf den Punkt gebracht geht es nun um Content Applikationen (mobil, webbasiert), die den End User (Mitarbeiter, Partner, Kunde, Lieferant) in die Lage versetzen, sein Geschäft besser (schneller, kostengünstiger) abzuwickeln, basierend auf einer umklammernden Content Plattform mit verschiedenen, daraus resultierenden Content Components.  

Werden diese „Content Services“ nun vernünftig eingesetzt, entsteht nun die Chance die ECM Funktionalitäten zu entzerren, um anschließend flexibler und modularer als mit einer statischen ECM-Suite (nicht Strategie!) die Business Requirements anzugehen. Diverse moderne API´s oder auch CMIS bieten hier hervorragende Schnittstellen.

Um auch den Bedürfnissen der Anwender gerecht zu werden, und um auch schnelle Ergebnisse in Form von Pilotanwendungen liefern zu können, sollten diese Plattformen mit dem Ziel entwickelt werden, eine moderne und technisch hochaktuelle State-of-the Art Basis zu schaffen, um heutige Digitalisierungsprojekte schnell und effizient umzusetzen.

Flexible Skalierung und Clustering sind im Cloudzeitalter eine Selbstverständlichkeit.

Die Möglichkeiten des Hostings müssen ebenso flexibel sein, das heißt, dass der Betrieb in einer privaten Cloud, onPrem oder in der Public Cloud (Amazon AWS, Microsoft Azure) zur Auswahl stehen sollte und somit auch Herstellerneutral ist!

Eine Content Plattform bietet Entwicklern – in vereinfachter Form ausgedrückt – einen umfassenden „Werkzeugkasten“ (Komponenten, Best-Practices, Richtlinien) um schnell und effizient Arbeitsabläufe digitalisieren zu können. Darüber hinaus entspricht die Content Plattform der „Werkstatt“, die dafür sorgt, dass die Content Components (die „Werkzeuge“) in einer sicheren und geordneten Art und Weise angewendet werden.

Das bedeutet – wiederum in vereinfachter Form – dass bei neuen Digitalisierungsvorhaben nicht jedes Mal die „Werkstatt“ und der „Werkzeugkasten“ erfunden werden müssen, sondern dass sich alle Beteiligten ausschließlich auf das Projekt und den Content Applikationen selbst konzentrieren können.

Das Projekt selbst (bzw. das Szenario) würde, um im Bild der „Werkstatt“ zu bleiben, einem speziell angefertigten „Prüfstand“ entsprechen. Dieser wird in der „Werkstatt“ mit den zur Verfügung stehenden „Werkzeugen“ entwickelt.
Die Besonderheit des Prüfstands (hier: Szenario) ist, dass dieser nach Fertigstellung beliebig dupliziert werden kann.

Um das Bild komplett zu machen, kommen nun noch die Mandanten und Tenants ins Spiel. Diese entsprechen den „Fahrzeugen“, die auf einen „Prüfstand“ müssen. Damit ist das Bild vollständig: ein „Fahrzeug“ (Tenant) auf einem „Prüfstand“ (Szenario) in der “Werkstatt“ (Content Plattform).

Die Flexibilität und Möglichkeiten sowohl in der Entwicklung als auch im Betrieb sind wesentliche USP´s für solche Content Plattformen.

Wenn nun auch noch ein DevOps Ansatz erforderlich ist, also im Lifecycle einer Anwendung eine schnellere und einfachere Bereitstellung während des Betriebes umzusetzen, kommt man um die Automatisierung von Software-Bereitstellungsprozesse zur Erhaltung von Verfügbarkeit und Performance der Zielplattformen nicht herum.

Hinzu kommen die strengen Anforderungen an Security und Datenschutz im Enterprise-Umfeld. Um diese ökonomisch erfüllen zu können benötigt es durchdachte und erprobte Plattformen, auf die sich Entwicklung und Projektleiter verlassen können. Bei der Entwicklung von Content Services sollte somit sehr viel Wert auf die Einhaltung von Sicherheitsstandards zum Datenschutz gelegt werden.  z.B. basierend auf den häufigsten Schwachstellen des Open Web Application Security Projects (OWASP), sollten zahlreiche Sicherheitsmechanismen integriert sein.

Wie kann es weitergehen? Aus was bestehen digitale Produkte?

 

„Content Services“ haben zum aktuellen Zeitpunkt einen sehr technologischen Ansatz.

Für digitale Produkte (Content Applikationen) wird ein Geschäftsprozess benötigt inkl. Geschäftsmodell, API´s und Microservices (Content Components), eine Content Plattform und natürlich gute Architekten und Entwickler. Fertig.

An den Beispielen wie MyTaxi, Netflix, Uber, Number 26, Spotify etc., ist gut zu erkennen, dass Digitalisierung nicht zwingend bedeutet Neues erfinden zu müssen, sondern Vorhandenes clever zu kombinieren!

Use Case gibt es genügend. Was gefordert ist, sind reale und am besten messbare Business Case die mit der Strategie des Unternehmens eine Synergie abbilden.

Wichtige Bausteine der Digitalisierung sind also bereits existierende Technologien und Services, sowie „Content Services“ als Herzstück für Digitalisierungsprojekte. Die Kenntnisse dieser Technologien und Services, ergänzt um die Fähigkeiten diese intelligent zu kombinieren, zu integrieren, zu betreiben und mit kundenspezifischer Softwareentwicklung zu vervollständigen ist hierbei die wichtigste Aufgabe.

 „Digitalisierung“ ist doch nichts anderes, als die konsequente Nutzung moderner und vorhandener IT-Technologien, mit dem Ziel Geschäftsprozesse und Abläufe möglichst perfekt zu unterstützen.

„Content Services“ könnten der Ansatz dazu sein, technologisch und strategisch dazu richtig aufgestellt zu sein.

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