Letzte Woche fand in der idealen Location am Frankfurter Flughafen – dem Sheraton Hotel – die Records Management Konferenz 2014 statt.
Organisiert und durchgeführt von der http://www.project-consult.de .
Nach 3 Jahren als Teilnehmer, gönnte ich mir dieses Jahr eine kreative Pause als Gast.
2011: http://de.slideshare.net/f_lo/fachtagung-recordsmanagement-project-consult
2012: http://de.slideshare.net/f_lo/records-management-mit-sharepoint-und-ecspand
2013: http://de.slideshare.net/f_lo/rm-fachtag-2013-henrichsen
Statt 93 Angemeldeten Teilnehmern gab es statt den üblichen „noShows“ sogar weitere kurzentschlossene Gäste und es wurden die 100 voll. Respekt! Denn die Anwender noch zu Events zu bewegen ist gar nicht mehr so einfach. Ohne klare Fokussierung geht wirklich nichts mehr und hier ist es gelungen analog zu unseren SharePoint Dialogen mit Microsoft dieses Jahr : http://www.henrichsen.de/de/news/view/SharePoint%20Dialog%20München%202014.html
Was gab es spannendes auf der #RMK2014
Zunächst nochmal zur Definition von Records Management zum warm werden
Definitionen nach Draft ISO/DIS 15489-1 Ver.7
Records Management “field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records”
Diese gefällt mir am besten, da darin auch die „Information“ vorkommt, und als Informationslogistiker stehe ich nun mal drauf. Ohne Prozessoptimierung keine Wertschöpfung. Ohne Wertschöpfung bekommt man keinen Entscheider motiviert sich dem Thema zu widmen (außer es geht um signifikante Compliance Themen in regulierte Branchen).
Es geht also generell um die Beherrschung der Information – Wichtiges von Unwichtigem zu trennen, als Wissen und in Prozessen Information nutzbar zu machen. Apropos „Prozesse und Information“ – Mit der ILC-Suite hat die HENRICHSEN AG den ECM Award gewonnen http://www.ecmaward2014.de .
Und nun, da endlich in Deutschland angekommen, verschwindet RM schon aus dem GARTNER HypeCycle, also „Off the Hype Cycle“. Nun gibt es stattdessen „Social Media Records Management“.
Definition: „Social media records management is the systematic and controlled application of a file plan or a records management plan to content that was published using a variety of social media channels, such as activity streams, blogs, photos, conversations, sound bites and videos.”
Die RMK2014 erweitert die letzte RM Konferenz im Jahre 2013, wo es den Schwerpunkt Information Governance gab.
Information Governance dient ja dazu, die Regeln für alle Information im Unternehmen festzulegen, die Umsetzung zu erleichtern und das Einhalten der Regeln nachzuhalten. Records Management ist eher auf der operativen Ebene eingeordnet, wo es um das Ordnung schaffen und Ordnung halten von Information geht.
Folgende Anwendervorträge möchte ich kurz hervorheben, da es sich nicht nur um eine „FeatureShow“ handelte.
- „Die Einführung von Dokumenten-, Informations- und Records – Management in einem mittelständischen Pharmaunternehmen“ bei der MEDA
Von der Auswahl bis zum GoLive eindrucksvoll das Projekt geschildert inkl. Lesson Learned. Sehr authentisch! Plus SOP Prozess Erläuterung mit revisionssicherer Archivierung
- „Information Governance – warum wir bei der Umsetzung versagen“ – Jürg Hagmann von der ARMA http://www.arma.org/
Die „Macht des Zusammenhangs“ brachte es auf dem Punkt. Gelöst durch die bottom-up MATRIO Methode. Es geht hier um die Unterstützung im RM seitens dem Top-Management, Beachtung der Unternehmenskultur und Prozesse.
- SharePoint Web Content- Archivierung mit Qumram bei der SWISSCOM
Schnell mal 3 SP Farmen unterschiedlichster Version mit über 1000 SiteCollections „wegarchiviert“. Neben dem Inhalt der Websites sind ebenfalls die Dokumente komplett wiederherstellbar. ECM mit SharePoint plus Collaboration und Intranet zusammen…. SWISSCOM. Danke.. Geht doch!
QUMRAM ermöglicht ebenfalls die Archivierung von Websites inkl. der verlinkten YouTube Videos.
Da steht dem zukünftigen SMAC-Stack ( Social, Mobile, Analytics und Cloud) nichts mehr im Wege und wird wohl auch die kommenden RMK´s spannend werden lassen.
Die Abschließende Podiumsdiskussion war ebenfalls Zukunftsweisend. Ich sage nur Semantik und Ontologien. Plus dem Thema „logisch“ oder „physikalisch“ Löschen. Man merkt, die Anwender wollen endlich auch vernichten und Ordnung schaffen.
Doch zurück in das Jahr 2014. Die neue GoBD wurde am 14.11.2014 veröffentlicht und ersetzt nun die alte GDPdU, GoBS: http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/2014-11-14-GoBD.html Mittlerweile wird auch darin „archiviert“ und nicht „aufbewahrt“ und „Zertifikate“ Dritter können bei der Produktauswahl hilfreich sein (Lobby lässt grüßen…).
Nächstes Jahr im November ist es wieder soweit mit der RMK2015 und diesmal sogar zwei Tage.
Vollständiges HandOut zur Konferenz: http://www.project-consult.de/files/RMK2014_Dokumentation.pdf
Keynote: Workplace of the future
Beim Verharren in der BITKOM Area, wo man einen guten Rundumblick hatte, konnte man dann auch noch „Social“ Vorträge im 4:3 Format mit TimesNewRoman Schriftart lauschen.
Flo Laumer 
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